Inför ett värderingsuppdrag återkommer i princip samma frågor varje gång. Det gäller både frågor som kunden har till värderaren och vice versa. Många av frågorna kan enkelt besvaras med ett ja eller nej, men det finns omständigheter som kan komplicera frågeställningen. Här tar jag upp de vanligaste frågorna.
Svar: Nej.
Kommentar: Det är som att svara på hur långt ett snöre är och det finns många anledningar till att frågan faller på sin egen orimlighet . Ofta ska en värdering utgöra beslutsunderlag för t.ex. finansiering och då måste värderingen uppfylla ett antal formkrav.
Svar: Det tar ungefär 2 till 3 veckor för en enskild fastighet.
Kommentar: Är du en stor beställare eller en återkommande kund så är tidplanen mer flexibel och du får en högre prioritet. Generellt påverkas leveranstiden bland annat av rapportformat, storlek, komplexitetsgrad, värderingsunderlagets utformning och tidpunkten på året. Månaderna innan jul och midsommar är mer arbetsintensiva genom att de schemalagda bokslutsvärderingarna utförs då medans veckorna kring mars/april och juli/augusti oftast är lugnare. Du kan som kund själv påverka leveranstiden genom att leverera en strukturerad hyresgästlista i excelformat, ha ”koll” på kontraktstrukturen och lokalerna samt snabbt återkoppla på kompletterande frågor.
Svar: Nej.
Kommentar: Det går bra att genomföra en värdering på ”desktop basis” ibland också kallad ”skrivbordsvärdering”. Vid exempelvis en s.k. "Förhandsvärdering" tillför besiktningsmomentet inte så mycket. Ändamålet med värderingen styr i denna fråga. Ska värderingen användas till finansiering krävs besiktning.
Hyresgästlistan: Den s.k. ”Rent-rullen” är det absolut viktigaste värderingsunderlaget som en kund måste leverera. Detta för att kopplingen mellan värdefunktionen och kontraktsstrukturen är så stark. För att en kund ska slippa att bli extra debiterad för tillkommande arbete (alternativt för att kunna hålla tidplan och arvodet) är det av yttersta vikt att hyresgästlistan levereras digitalt och innehåller relevant data på kontraktsnivå. I slutet av artikeln har du möjlighet att ladda ner ett exempel på en hyresgästlista, som gärna får användas som mall vid beställning.
Drift- och underhållskostnader: Lämna helst en 3-årig historik över utfallet alternativt en realistisk budget som påvisar en insikt om att det kostar pengar att äga hus. Fördelen med en längre tidsserie är att den underlättar att finna en normaliserad drift- och underhållskostnad för byggnaderna och tomten sett över en hel kalkylperiod. Av olika anledningar kan detta ibland vara svårt att ta fram en större mängd historiska utfall, prioritera då de taxebundna kostnaderna istället för till exempel snöröjningskostnaden och det periodiska underhållet eftersom det kan variera kraftigt år från år. Likaså ifall gränsdragningslistan är avvikande för orten eller fastighetstypen, notera gärna detta då definitionen om vad som ingår i marknadshyran skiljer sig åt över Sverige.
Underhållsplan och investeringsprogram: Det går bra med en enkel underhållsplan innehållande de tre rubrikerna Åtgärd, Kostnad och Tidplan. Syftet är att fånga upp och belysa vilket skede inom den ekonomiska livscykeln det aktuella värderingsobjektet befinner sig i. Planen ska exempelvis ta upp ifall större fasadarbeten behöver genomföras om 3 till 4 år för 5 miljoner kr. Däremot är information på detaljnivå såsom ett utbyte av en kyl/frys mindre viktigt och bör undvikas.
Investeringsplan ska kopplas till intäkter. Om du till exempel gör en tillbyggnad så ska du redovisa yta och hyra, kontraktsuppgifter, samt driftkostnader för tillbyggnaden.
Miljöstatus: Är ett ämne som ökat i betydelse. Finns det en miljöbedömning/miljöutredning utförd av en fristående konsultfirma så är den dokumentationen viktig att ta del av. Likaså om det finns kännedom om kontaminerad mark eller att fasaden innehåller PCB-fogar som kostar säg 1 miljon kr att åtgärda.
Administration: Alla formkrav och uppdragets omfattning diskuteras och regleras i ett uppdragsbrev.
Värderingsunderlag: Uppdragsgivaren levererar hyresgästlista, siffror på drift- och underhåll, underhållsplan och information om eventuell miljöskuld.
Eventuell besiktning genomförs.
Eventuellt uppstartsmöte: Det är vanligare vid större portföljer än vid mindre uppdrag. På mötet diskuteras ekonomiska, juridiska och tekniska frågeställningar som är av betydelse för det fortsatta kalkyleringsarbetet i processen. Exempel på detta kan vara uthyrningsarbetet för större vakanser och behov av hyresgästanpassningar samt uppföljning av eventuella frågetecken som uppsåt på besiktningarna.
Kalkylarbete: Värderaren bör ha tillgång till en kontaktperson hos uppdragsgivaren som kan besvara eventuellt tillkommande hyres- och kontraktsrelaterade frågor.
Preliminär leverans: Utkast av värderingsrapport eller värdelista.
Återkoppling från beställare.
Leverans av slutlig värderingsrapport: Enligt Red Book (en värderingshandledning från RICS) så får den slutliga rapporten inte levereras innan värdetidpunkten. Vid årsskiftesvärderingarna så innebär detta att de slutliga rapporterna inte kan skickas innan jul utan efter nyårshelgen.
Svar: Från 1 till 40 sidor.
Kommentar: För en schemalagd/återkommande värdering för bokslutslutsändamål så finns det ensidig rapportmallar som uppfyller formkraven, medan en bankvärdering kräver en mer utförlig rapport.
Svar: Det beror på syftet med värderingen.
Kommentar: En del uppdragsgivare har vissa specifika önskemål. I moderna värderingsverktyg är det lätt att skräddarsy värderingsrapporterna. Om någon vill ha mer utförlig information om t.ex. intäkter och kostnader, men en i övrigt kort rapport, går det lätt att ordna genom att lägga till de rapportmoduler som önskas.
Undvik att ställa fråga nummer 1 ifall du som beställare vill göra ett professionellt första intryck.
Förbered ett genomarbetat värderingsunderlag där framförallt en tydlig hyresgästlista i excelformat är av yttersta vikt. Skicka den innan besiktningen vilket ger värderaren möjligheten att förbereda sig inför platsbesöket.
Bidra själv till att hålla leveranstiden genom att leverera ett strukturerat värderingsunderlag samt snabbt återkoppla på kompletterande frågor.
Parallellt med värderingsprocessen så sker det ju saker i fastigheten hela tiden. Som värderare har man respekt för kompletterande information gällande rationellt motiverade förändringar, exempelvis en avslutad hyresförhandling. Blir det för många rörelser så påverkas förutsättningarna, värderingsprocessen försvåras och därmed tidsplanen.
Om du är ovan att beställa en värdering, diskutera igenom situationen med din bankkontakt eller revisor t.ex. gällande krav på rapportinnehåll, innan du kontaktar värderaren. Då blir beställningen tydligare och din kunskap om vad du kan förvänta dig rent innehållsmässigt av leveransen ökar förhoppningsvis.
I värderingsrapporter glöms ofta känslighetsanalysen bort, eftersom den kommer i skuggan av marknadsvärdet. Men känslighetsanalysen erbjuder flera möjligheter att modulera och lyfta fram olika parametrar för att se hur värdet påverkas när förutsättningarna förändras, något som förtjänar en ökad uppmärksamhet.
Om du är missnöjd med den levererade värderingen så måste du sakligt lyfta fram rationella och faktabaserade argument som gör att värderingen kan revideras. Argument som inte är rationella eller faktabaserad kan i många fall vara ett kvitto på att värderingen konvergerar med marknaden. Lägg gärna kraft och energi på att besöka fastigheten och sätta dig in i hyres- och transaktionsmarknaden för att din röst ska bli konstruktiv. Vid värdering av portföljer med fastigheter geografiskt spridda över Sverige märks det ofta när uppdragsgivaren inte besökt t.ex. de mindre orterna.
Upplever du som kund att värderaren är för noggrann med formalia t.ex. uppdragsbrev, vill besöka vakanta lokaler och ställer frågor om eftersatt underhåll, så har det delvis sin bakgrund i att man efter leverans aldrig vet vem som i framtiden kommer att ta del av och läsa rapporten likaså i vilken kontext rapporten ser dagens ljus. Därför är det viktigt att lyfta på alla stenar i värderingsprocessen för att kunna ge en objektiv bild av värderingsobjektet. För man blir alltid lika förvånad över hur ofta gamla värderingar tas fram ur byrålådan och återbrukas även lång tid efter det att värdetidpunkten har passerat sitt bäst före datum.
Innan du som kund eller beställarombud skickar iväg hyresgästlistan, så läs gärna igenom excelfilen en extra gång och var noggrann - detta i syfte att indata i kalkylen skall bli korrekt.
Här nedan kan du ladda ner CBREs excellmall "Hyresgästlista":