Ca 1 min läsning
Den senaste SEPREF rapporten (The Swedish Property Research Forum) visar att hyresnivåerna för företag går mot högre priser per kvadratmeter. Att gå över till ett aktivitetsbaserat kontor blir ett sätt att få ner lokalkostnaderna. Men är kvadratmeterpriset verkligen rätt drivkraft bakom ett beslut att gå över?
Hyreskostnader i framför allt Stockholm har stigit kraftigt de senaste 2 åren. Hyrestrenden för lokalkostnader ligger på ca 3,5%. För Göteborg är prognosen 4% och för Malmö 4,25%. Prognoserna ger företagsledningar anledning att starta initiativ för att gå över till aktivitetsbaserade kontor. Det är svårt att stå emot ägarnas förväntningar på vinster och samtidigt inte agera kring ökande hyreskostnader.
Självklart kan en satsning på aktivitetsbaserat kontor leda till mindre behov av lokalyta och därmed sänkta kostnader. Erfarenheten visar att behovet av lokalyta kan minska med ca 20 - 30%, jämfört med kontor med egna rum.
Men, den drivkraft som egentligen bör ligga bakom ett beslut är produktivitet. Det är här de stora vinsterna långsiktigt går att hämta hem med ett aktivitetsbaserat kontor. Initiativet ställer dock krav på ett strukturerat genomförande och betydande investeringar. Det handlar mindre om att hitta rätt lokal, och mer om att förstå hur kontoret ska utformas för att passa personalens behov. Övergången innebär ett förändringsprojekt och om hur organisationen jobbar tillsammans. Det är ingen “quick fix” utan kräver tålamod.
Minst 6 - 9 månader innan nuvarande hyresavtal löper ut bör man starta ett initiativ för att se över behoven. Att hitta lokaler tar tid men ska man gå över till aktivitetsbaserat kontor krävs ett gediget projekt som handlar om mycket mer än att bara hitta en ny lokal.
Det handlar om att skapa en bra förståelse för vilka krav verksamheten har på ett väl fungerande aktivitetsbaserat kontor. Om vi inte tar hänsyn till det kommer vi inte få positiva effekter på trivsel och effektivitet. Om man inte tar behovsanalysen och genomförandet på allvar kan det istället vändas till lägre trivsel och minskad effektivitet. Då är vinsten med lägre hyra snabbt uppäten.