Ta fram en hyresgästlista – praktiska tips

I våras publicerade vi en artikel där Anders tog upp ”De vanligaste frågorna i samband med fastighetsvärdering”. Här fördjupar vi oss i hyresgästlistan - vad är viktigt att tänka på som beställare när du tar fram en hyresgästlista? Vilka frågor ställer värderaren till förvaltaren om hyresgästlistan? Vilka felkällor är vanliga?

Kvalitéten på hyresgästlistorna vi får in varierar väldigt mycket från uppdrag till uppdrag. Det förekommer allt ifrån små Post-it lappar till mycket väl genomarbetade hyresgästlistor. Det har dock skett en positiv utveckling de senaste åren då fler och fler har insett vikten av att göra sin ”hemläxa” med att ta fram en bra och tydlig hyresgästlista. Hyresgästlistan kan också ha fler användningsområden än till ett enstaka värderingstillfälle.

Det som skapar problem är när sakuppgifter redovisas ofullständigt eller att informationen är intetsägande. För att illustrera konsekvenserna av problematiken och samtidigt ge en inblick i det vardagliga kalkylarbetet så är vanligt förekommande felkällor markerad med fet stil iform av rubrikerna i hyresgästlistan. Rubrikerna återfinns i vår excelmall ”Hyresgästlista” som du kan ladda ner här och använda som mall vid framtagande av en egen hyresgästlista.

Lokaltyp: Här ska det stå kontor, butik, restaurang etc. Använd inte begreppet ”Lokal” då det är helt intetsägande. Klassningen är av yttersta vikt på grund av flera orsaker. Bland annat viktas drift- och underhållskostnaden utifrån lokaltyp i värderingsmodellen och kostnaderna mellan olika lokaltyper varierar kraftigt sinsemellan.

Area/antal: När det gäller olika typer av fordonsuppställning så är en redovisning av antal platser att rekommendera istället för en summa av arean. Motiveringen är att det underlättar bedömningen av marknadshyran. Ett stort antal platser kan också driva värdet och på så sett skapa ett skevheter i nyckeltalet kr/kvm. Vid stora p-platsförhyrningar förekommer också att hyresobjektet är ”ihopklumpat” och redovisas som enbart en (1 st) p-plats vilket gör det omöjligt att bedöma marknadshyran efter det att kontraktsperioden löpt ut. Här underlättar en liten notering om antalet platser i kommentarsfältet.

Kontraktstid – till: Under denna rubrik förekommer att lokaler redovisas som uthyrda med ett slutdatum som redan har passerat när fastigheten ska värderas. Exempelvis att värdetidpunkten är 2020-12-31 samtidigt som hyresperiodens slutdatum är 2020-03-31. Då skapas en osäkerhet om vad som gäller. Är avtalet automatiskt förlängt eller har det skett olika typer av förändringar? Kontraktsperioden är också viktigt eftersom kalkylmodellen gör sitt vakansavdrag från och med att kontrakts slutdatum har löpt ut. Det ser också konstigt ut i hyresgästlistan när kontraktstiden löpt ut före värdetidpunkten.

Rabatter: Många hyresrabatter är konstruerade och framförhandlade att löpa över ett antal kalenderår, men väldigt ofta redovisas bara hyresrabatten för år 1 även fastän den har en längre löptid och i många fall fasas ut via någon form av trappstegskonstruktion. Här är det viktigt att synliggöra rabattens årsbelopp för respektive kalenderår. Då ges ärliga förutsättningar för att kunna bedöma marknadshyran korrekt.

Tidsbegränsat hyrestillägg: Denna faktor har en tendens att smyga iväg åt flera olika håll. Alltifrån att den byggs in i bashyran till att den redovisas som ett onaturligt stort belopp under rubriken ”Övriga tillägg” och får en väldigt värdedrivande effekt. Upplys istället om det årliga beloppet under avsedd rubrik, ange eventuell koppling till uppräkning och specificera slutdatumet. Alternativt skriv en enkel beskrivning i kommentarsfältet.

Fastighetsvärdering

Vilka frågor ställer värderaren till förvaltaren om hyresgästlistan

Även om en exemplarisk framtagen hyresgästlista innehåller mycket värdefull information så uppstår ofta ett behov av kompletterande information och förtydliganden. Vill du som beställare agera förebyggande så exemplifieras nedan ett antal frågeställningar som kan uppstå under värderingsprocessen. Till dig som praktiskt tar fram hyresgästlistor så är det uppskattat när det finns kompletterande beskrivningar och förtydliganden i kommentarsfältet då vissa särskilda avtalsvillkor inte alltid kan placeras under någon lämplig rubrik. Är du i tidsnöd så fokusera på att informationen kring de stora hyreskontrakten ”fångas upp” medan noggrannheten kring mindre hyresobjekt, exempelvis små källarlokaler relativt sett inte är lika viktig.

Ytfördelning: Antag att det finns en lokal på 2 400 kvm som är klassad som butik. För att underlätta bedömningen av marknadshyran är det nödvändigt att veta om del av lokalen är belägen på andra våningsplan i huset och/eller är av en annan lokaltyp. Utgörs t.ex. 500 kvm av den 2 400 kvm stora butikslokalen av lagerytor som ligger i källaren? Är lokalen uppdelad på 1 200 kvm butik i markplan och resten butik på plan 1? Upplys gärna om det. En elegant lösning är att dela upp kontraktet utifrån lokalslag och våningsplan och redovisa dessa på separata rader hyresgästlistan i syfte att öka transparensen.

Break option och ”penalty”: Har hyresgästen inom kontraktsperioden en rättighet/möjlighet att avbryta hyreskontraktet och flytta efter ett antal år? Det är viktigt att ha kännedom om annars baseras kalkylen på den angivna kontraktsperioden. Likaså, om hyresgästens rättighet att kunna flytta tidigare är kopplad till en så kallad ”penalty” och vad det beloppet i så fall uppgår till.

Är lokalen vakant eller är hyreskontraktet uppsagt för avflyttning: Samtalsämnets betydelse ökar i takt med vakansens storlek. Inför varje framtida kontraktsförändring är det alltid intressant att ta del av förvaltares och uthyrares erfarenheter och input. Frågorna skiftar lite från fall till fall, mellan olika lokaler, marknader/städer, men alla har de som målsättning att i möjligaste mån underbygga bedömningen av marknadshyran och uthyrningstiden samt vad som är rimligt behov av hyresgästanpassningar. Att även ta del av väl underbyggda hyresförhandlingar som har fallerat är också en viktig pusselbit i strävan att förstå efterfrågebilden. Kanske kräver potentiella hyresgäster inflyttningsrabatter eller att man inte accepterar vissa hyrestillägg.

Vid omförhandling: För det första är det väldigt viktigt att få upplysningar om kommande omförhandlingar och för det andra att få en djupare förståelse av dess konsekvenser. Exempel på frågor till en förvaltare kan vara vad som är skäligt att anta för utfall av förhandlingen i form av ändring i bashyra eller nya tillägg. Har ni fått indikationer på att det kommer att krävas motåtgärder exempelvis i form av hyresgästanpassningar, investeringsbidrag och/eller initiala rabatter för att kunna uppnå en överenskommelse som innebär en hyreshöjning?

Nyttjandegrad och motpartsrisk: Finns det vetskap om att hyresgästen bara nyttjar säg 2/3-delar av sin förhyrda lokal eller att man förlorat sin största kund? Det är två exempel på viktig informationen som gör att risknivån ökar. Den ökade risknivån kan i sin tur motivera justeringar i kalkylen såsom en tomställandeperiod.

Hyresfordringar och punktlighet i hyresinbetalningar: Finns det någon hyresgäst som är notoriskt dålig hyresbetalare eller har en större hyresskuld som inte tenderar att minska? Finns det en hyresgäst med stora säsongsvariationer som påverkar hur verksamheten förmår att bära hyran, exempelvis en lunchrestaurang där kundunderlaget går på semester under sommarmånaderna? Ovanstående situationer kan motivera att marknadshyran justeras eller att kalkylen belastas av en tomställandeperiod.

Samhälls- och teknikutveckling samt myndighetskrav: Dessa förändringar kan orsakas av en mängd olika faktorer och påverka lokalefterfrågan och hur pass uthyrningsbar en lokal eller byggnad är. Till exempel har äldre bussgarage både för små portar och för låg rumshöjd för att kunna härbärgera moderna bussar som idag är utrustade med luftkonditioneringsutrustning på taken och stora sidobackspeglar.

Omsättningstillägg: Inom vissa fastighetstyper förekommer det att hyresgästerna betalar ett omsättningstillägg utöver bashyran. I syfte att hitta en normaliserad nivå för tillägget under kalkylperioden är kompletterande information om både årsomsättningen och eventuella avtalsvillkor som ska uppfyllas för att tillägget ska inträffa viktiga.

Vad ingår i hyresfunktionen: I Stockholm definieras en marknadsmässig kontorshyra som en kallhyra med tillägg för värme och fastighetsskatt. I många andra städer kan hyresgästerna hyra ett kontor för vilket de betalar en varmhyra. Det förekommer också att fastighetsskatten ingår i hyran för vissa kontorslokaler. Ett annat exempel är inom fastighetstypen lager/logistik där s.k. "tripple-net"-hyresavtal är vanligt förekommande. Inom segmentet "lätt industri" skiljer sig gränsdragningen mellan vilken kostnad som belastar hyresvärd respektive hyresgäst kraftigt åt inom landet. För att uppnå rätt balans i kalkylen mellan hyrestillägg och kostnader är detta exempel på frågeställningar som kan uppstå där värderaren önskar förtydliganden.

Min summering

Många gånger är hyresgästlistans utformning och hur pass noggrant den är framtagen det allra första intrycket värderaren får av dig som kund, din fastighet och organisation. Kort och gott så avslöjar den mycket om hur professionell beställarorganisationen är och huruvida densamma har rådighet och kontroll över informationen.

En omsorgsfullt framtagen hyresgästlista bidrar också till att minska antalet kontrollfrågor som värderaren måste ställa, vilket i sin tur minskar risken minskar för leveransförseningar. Samtidigt får indata en högre kvalitet vilket är minst lika viktigt då värdefunktionen är så starkt kopplat till hyresvillkoren och kontraktstrukturen.

Läs mer om värdering på cbre.se/valuation

Här nedan kan du ladda ner CBREs excellmall "Hyresgästlista":

Anders Norrman

Anders Norrman

Anders arbetar på CBRE i Stockholm, på avdelningen Valuation & Advisory. Avdelningen arbetar med uppdrag inom fastighetsvärdering och fastighetsekonomiska utredningar.
Kontaktuppgifter: +46733498741

anders.norrman@cbre.com

Ladda ner CBREs excelmall "Hyresgästlista"

Ladda ner hyresgästlistan

Prenumerera på nya artiklar

Senaste inläggen

Kategorier