Vad är rätt lokaler för dig och din verksamhet? Vilken lokalstrategi hjälper dig att säkerställa att du lyckas i valet av lokaler? Uppgiften att söka nya lokaler, alternativt omförhandla befintliga, är både en utmaning och en möjlighet.

Det är vanligt att den som får ansvaret att hitta nya lokaler inte har det som sin vardagliga arbetsuppgift. Det är också vanligt att det går långt mellan gångerna då en verksamhet behöver nya lokaler så kanske finns lite, eller ingen tidigare erfarenhet.

När man ska hitta nya lokaler är det bra att ha en god förståelse för vilka frågor som behöver ställas tidigt i processen, för att kunna analysera behov och hitta ”the perfect match”.

För att lyckas med uppgiften krävs en genomtänkt strategi som i grunden baseras på tre viktiga frågeställningar:

1. Vilken betydelse och roll har lokalerna för verksamheten, kunder och medarbetare?

Beroende på vilken verksamhet man bedriver, marknadsposition, personalsammansättning, etc. spelar lokalerna olika roller. En lokal kan vara allt från en fabrik inom tillverkningsindustrin till en social mötesplats utformad för att locka spetskompetens inom det egna verksamhetsområdet. Kraven som ställs när man väljer ny lokal skiljer sig mycket åt i ovan exempel, men min erfarenhet säger att även verksamheter som ser till synes lika ut kan ha stora skillnader i sin kravställning.

Nyckelfrågorna är:

• Vilken betydelse och roll spelar era lokaler för er?
• Hur kan era lokaler hjälpa er att stärka er marknadsposition och er effektivitet?
• Vad skiljer lokalerna åt från era konkurrenters lokaler och deras adress?

2. Hur ser rätt lokaler ut för er?

Idag är vi översvämmade med modeord kring nya sätt att bygga upp sina nya lokaler på, så som:

• Aktivitetsbaserade kontor
• Verksamhetsanpassade kontor
• Agile working

Vi får ofta hjälpa våra kunder att tolka och förklara de olika teorierna som ligger bakom modeorden.
Arbetsplatsens utformning och betydelse förändras kontinuerligt och det går i en allt snabbare takt. Viktigt att komma ihåg i att det inte finns någon ”one size fits all”, alla har unika behov.

Vi arbetar med att samla in data om våra kunders verksamhet för behovsanalys. Vi delar med oss av hur andra verksamheter med liknande behov har gjort för val. Till sist får ni ta beslut om vilken lösning som passar er bäst. Här är det viktigt att säkerställa att lösningen fungerar över tid, i linje med kraven i punkt 1.

3. Hur skall vi förhålla oss till hyresmarknaden när vi ska välja ny lokal?

Marknaden är vad marknaden är. Givetvis ska alla som förlänger eller tecknar ett nytt hyresavtal säkerställa att man gör det till marknadsmässiga villkor. Här är det viktigt att inte enbart stirra sig blind på bashyran utan att istället se helheten. Exempelvis kan det vid förhyrning i nyproduktion vara extra viktigt att förhållandet mellan hyresgäst och hyresvärd under hyresanpassningen klargörs extra tydligt, att se till att det är rätt produkt man erhåller.

Min reflektion

Att fokusera på att hitta rätt lokaler är i slutänden viktigare än kostnaden per kvm. Det blir också allt viktigare för verksamheten att göra rätt val över tid.