CBRE Workplace har under de senaste åren arbetat med stora och små företag i Norden som valt att gå över till ett aktivitetsbaserat kontorskoncept. Den bakomliggande motivationen till beslutet är att utforma ett attraktivt kontor som skapar bättre förutsättningar för de anställda att utföra sitt arbete på samtidigt som det främjar företagskultur, samarbete och innovation.

Att be anställda ge upp sitt personliga skrivbord och anta ett aktivitetsbaserat arbetssätt (ABW) med fria platser kan dock vara särskilt utmanande. I tillägg har ABW fått ett oförtjänt dåligt rykte eftersom det inte har implementerats rätt på många kontor tidigare – det fysiska kontoret har anpassats men organisationens behov och förändrade arbetssätt har underskattats. Initialt motstånd är ofta rotat i obehag på grund av det okända tillsammans med personliga känslor. Det är därför viktigt att blanda utbildning med empati i förändringsarbetet och övergången till ett aktivitetsbaserat arbetssätt för att öka förståelsen och skilja fakta från rädsla.

CBRE Workplace har sammanställt en lista över de fem vanligaste myterna om ABW och hur de kan hanteras för att få en lyckad implementering av ett aktivitetsbaserat arbetssätt.

Myt #1 – Vi kan uppnå ABW utan att göra förändringar i den fysiska miljön.

Verklighet: skrivbordsdelning som en beläggningsstrategi kan i teorin genomföras utan designverktyg. En hyresgäst kan ta en befintlig lokal med arbetsstationer och kontorsrum och namnge det som en aktivitetsbaserad miljö, men det kommer inte att ge de bästa resultaten. Om målet är att gå från cellkontor till verkligt aktivitetsbaserat arbete, behöver lokalens utformning och platsallokering ses över och omprövas. ABW fungerar bäst i en välbalanserad kontorslokal, med en genomtänkt fördelning av öppna och slutna utrymmen, för samarbete, fokusarbete och gemenskap. Om kontorsmiljön är bristfällig i någon av dessa kategorier eller att fördelningen inte är anpassad utifrån personalens arbetssätt och behov, finns det en risk att se ökad konkurrens om önskvärda utrymmen samt minskad kontorsnärvaro.

Myt #2 – Att välja ABW innebär att kontoret måste konverteras till "öppen planlösning", och allt privat utrymme kommer försvinna.

Verklighet: målet med ABW är att ge anställda variation och valmöjligheter på kontoret, så de inte bara kan utöva extern rörlighet (rörelse mellan platser utanför kontoret och på kontoret), utan också intern rörlighet (rörelse mellan olika utrymmen inom kontoret). Att flytta till ett kontor med helt öppen planlösning skulle därför vara kontraproduktivt. Det finns ingen magisk formel som avgör hur mycket öppet kontra slutet utrymme som behövs – förhållandet varierar från bransch till bransch och kund till kund. Till exempel kan advokatbyråer tillämpa ABW med ett förhållande på 80% kontorsrum till 20% arbetsstationer för att känna sig mer slutna, medan ett teknikföretag kan behöva 5% kontorsrum till 95% arbetsstationer för att uppnå en öppen känsla. Under alla omständigheter rekommenderas det att komplettera traditionella kontors- och arbetsstationer med alternativa fokusområden som t.ex. telefonbås, fokusrum och biblioteksområden, samt slutna samarbetsutrymmen för att kontrollera bullernivån och skapa en bra balans mellan olika utrymmestyper. Kunniga hyresgäster kommer se till att förstå sina anställdas arbetsstilar och behov och anpassa utrymmestyperna så att varje anställd kan välja rätt utrymme för sina arbetsuppgifter.

Myt #3 – Personer kommer inte att kunna hitta sina kollegor om de behöver ställa en fråga eller samarbeta.

Verklighet: ångesten att lokalisera människor och hitta arbetsplatser i en arbetsmiljö där det inte finns tilldelade platser kan lätt lindras genom implementering av hemmazoner. En hemmazon är en samling utrymmestyper som tilldelats en viss avdelning eller funktion. Ingen har en specifik tilldelad plats, men alla vet vilken avdelning som sitter i respektive zon. Det underlättar val av sittplats för samarbete med kollegor i samma team samtidigt som det underlättar vart man ska gå om man behöver hjälp från någon som jobbar på en annan avdelning och därmed sitter i en annan zon. Underskatta inte heller effekten av effektiva kommunikationsvanor. Det är enkelt och praktiskt att skicka ett "Var arbetar du idag?"-meddelande eller samordna med teamet i förväg för att få ett så bra utbyte och samarbete som möjligt på kontoret.

Myt #4 – Det kommer inte finnas tillräckligt med platser om alla anställda vill komma till kontoret samma dag.

Verklighet: innan pandemin var det få företag som hade dagar med full kontorsbeläggning. En beläggning på 70% var normal, inklusive sjukdagar, semester, affärsresor och distansarbete, men även företag med hög kontorsnärvaro hade i genomsnitt 85% beläggning.¹Nu när distansarbete blir mer populärt förväntar sig CBRE att toppbeläggningen kommer att minska. En välutformad ABW-strategi innehåller en buffert av platser för att ta hänsyn till tillväxt, säsongstoppar (t.ex. praktikanter och revisioner) och toppar och dalar i den dagliga driften. ABW kräver dock en omformulering av vad som utgör en arbetsplats. Även om det finns färre traditionella platser (dvs. kontor och arbetsstationer) än människor, kommer det att finnas platser i fokusområden, samarbetsområden och bekvämlighetsytor som stödfunktioner för att få kontoret att fungera även när det är hög kontorsbeläggning. Exakt fördelning av olika arbetsplatser och ytor ett företag behöver beror till stor del av medarbetarnas arbetsstil och det är viktigt att se förändringen som en process och att arbetsstilar kan ändras när arbetsstyrkan ändras. Men, i stora drag gäller att ju mer samarbetsvilliga anställda förväntas vara när de är på kontoret, desto färre traditionella platser behöver tillhandahållas. Det finns ingen magisk regel utan det gäller att anpassa kontoret utifrån medarbetarnas behov för att få den optimala fördelningen.

Myt #5 – De anställda kommer sprida fler bakterier och företag kommer att se en ökad sjukfrånvaron.

Verklighet: efter pandemin har medvetenhet kring hur sjukdomar sprids ökat. Det finns långsiktiga strategier att tillämpa för att minska spridningen av bakterier i en ABW-miljö och hjälpa anställda känna att deras hälsa och säkerhet är en prioritet. Förbättrad ventilation och luftkvalitet är en primär drivkraft för att förhindra spridning av sjukdomar.² Detta kan åstadkommas genom att implementera högre MERV-klassade filter eller HEPA-filter, öka hastigheten på luftförändringar per timme och uppgradera underhållsscheman på kontoret. För det andra har utrymmen med hög beläggningstäthet högre risk för inandning av patagoner.³ Minska densiteten på genom att tillhandahålla mer generösa cirkulationsvägar och avstånd mellan öppna platser på kontoret. Slutligen kan ovanstående ingrepp, i kombination med förbättrade rengörings- och desinfektionsprotokoll⁴, beröringsfri kontorsteknik och personliga hygienpåminnelser⁵ minska infektionsrisken avsevärt vid skrivbordsdelning.

Källor:

¹  CBRE Workplace PreCBRE Workplace Pre-COVID Badge Data Database, n=61  
² “Risk of sick leave associated with outdoor air supply rate, humidification, and occupant complaints”, D K Milton, P M Glencross, M D Walters, National Library of Medicine. 
³“Germs, ventilation, occupancy density and exposure duration: A thirteen setting pathogen inhalation comparison”, D.S. Walkinshaw, ResearchGate. 
⁴ “Impact of a hygiene intervention on virus spread in an office building”, Elkana K. Kurgat, Jonathan D. Sexton, Fernanda Garavito, Adriana Reynolds, R. David Contreras, Charles P. Gerba, Rachel A. Leslie, Sarah L. Edmonds-Wilson, Kelly A. Reynolds, ScienceDirect. 
⁵ “Show Me the Science - Why Wash Your Hands?”, Centers for Disease Control and Prevention. 

Läs gärna också: What Is Activity-Based Working?

CBRE Workplace hjälper ditt företag att förstå era behov och skapa en arbetsplatsstrategi som vägleder er i att skapa en arbetsplats som är optimerad för att nå era affärsmål, produktivitet, innovation, samt behålla och attrahera talanger.

Kontakta gärna oss!

Mikael Alserud, Head of Workplace, CBRE Sweden: mikael.alserud@cbre.com

Klara Egerström, Associate Workplace, CBRE Sweden: klara.egerstrom@cbre.com

Fatima Liljegren, Associate Director, Workplace CBRE Sweden: fatima.liljegren@cbre.com

Läs mer om Workplace, på cbre.se och artiklar på Sveriges Fastighetsblogg.