Nytt år och nya förhandlingar. Hyresnivåer och marknadsvillkor för kontor genomgår ständiga förändringar över alla Sveriges kontorsmarknader. Är du förberedd på eventuella kostnadsökningar, eller finns möjligheter till besparingar? För att effektivt navigera i dessa förändringar, är det kritiskt att noga granska dina nuvarande villkor och utformning av lokal samt söka rådgivning inför en omförhandling av ditt hyresavtal. Här följer några viktiga tips att beakta vid omförhandling. 

Var förbered

Inför ett uppsägningsdatum är det avgörande att du förbereder dig som om du skulle flytta. Att agera efter ni mottagit uppsägning från hyresvärden är många gånger för sent. Genom att vara ute i god tid och vara proaktiv, ger du din verksamhet gott om tid att fatta välgrundade beslut för framtiden. Tidig förberedelse är nyckeln till att skapa en stark förhandlingsposition.

Steg ett

Det första steget innebär att noga utvärdera hur ditt kontor används och vilka behov din verksamhet har samt syftet med kontoret. Med tanke på att en avtalsförlängning ofta innebär ett åtagande för minst tre ytterligare år, är det nödvändigt att överväga företagets framtida krav på arbetsplatsen. Hur säkerställer ni att er lokal är produktiv och engagerande för era medarbetare? 

Förståelse för både nuvarande och framtida behov av lokal är fundamentalt för att utveckla en effektiv förhandlings- och lokalstrategi.

Diskutera Hyran

Hyran är viktigt, men en omförhandling behöver inte enbart fokusera på framtida hyra och kommersiella villkor. Det är även viktigt att se till att den befintliga lokalen fortsätter att vara ändamålsenlig och stödja verksamhetens långsiktiga mål.
Lika grundläggande som att förhandla hyresnivån är indexklausulen och dess villkor, som alltid är kopplad till hyran. Indexklausulen i hyresavtalet har visat sig vara av särskilt stor betydelse de senaste två åren med tanke på den höga inflationen, och det har varit svårt för hyresgäster att fullständigt förstå dess påverkan.

Nulägesanalys

Innan förhandlingarna inleds, är det avgörande att minimera hyresvärdens kunskapsövertag. Detta kan du göra genom en grundlig analys av den aktuella kontorsmarknaden och rådande hyror.

•    Hur ser prisnivåerna ut i närområdet?
•    Hur ser vakanserna ut i fastigheten och hyresvärdens bestånd?

Marknadshyrorna rör sig upp och ned över tid och det är möjligt att du som hyresgäst bör säga upp ditt hyresavtal för villkorsändring och omförhandling för en lägre hyra. Eller så kan det vara så att ni måste se sanningen i vitögat och överväga en flytt för att komma ner i hyreskostnad. Detta kan t.ex. uppnås genom att flytta till en annan delmarknad eller se över sin arbetsplats utformning och nyttjande, och på så sätt minska lokalarean i er nuvarande eller framtida lokal. 

Min Summering

För att säkerställa de bästa möjliga villkoren i er hyresförhandling, är det avgörande att vara ute i god tid för att ge sig själv en bra position i förhandlingen samt undvika att hamna i tidsnöd för viktiga beslut. 

Fokusera på att förstå specifika behov som er verksamhet har för lokalen. Kom ihåg, en omförhandling innefattar mer än bara hyresnivåer; det handlar också om potentiella investeringar i er arbetsplats.

För att balansera kunskapsövertaget som hyresvärden har, gör din research om marknaden eller överväg att anlita en professionell rådgivare.

Glöm inte att marknaden svänger, och det kan finnas möjligheter att förhandla om lägre hyra genom att säga upp avtalet.

För ytterligare information om marknaden eller om du har specifika frågor inför din hyresförhandling, tveka inte att kontakta mig eller mina kollegor som är specialister inom hyresgästrådgivning.