Det finns tydliga trender som pekar mot att kontoret som vi känner det är på väg att förändras. Är det vårt mänskliga beteende och våra behov som driver på en förändring? Är det tekniken? Eller kan det vara något annat? Låt oss titta på några fenomen.

Människor påverkas av sin miljö vare sig vi är medvetna om det eller inte. Färger, former, ljud, ljus, ja i princip allt vi kan fånga upp med våra sinnen påverkar hur vi fungerar och beter oss. Vem kan då säga vad som är rätt för en specifik person som ska arbeta på kontoret? Alla medarbetare har olika individuella behov och utför också ofta olika typer av arbetsuppgifter och aktiviteter. Vad finns det då för olika faktorer som gör medarbetare nöjda samtidigt som de kan arbeta effektivt?

Här är några exempel

1. Läge

Det är ingen hemlighet eller nyhet att medarbetare upplever mer nöjdhet om kontoret har en bra adress, dit det är lätt att ta sig och där det finns tillgång till god närservice. På samma sätt finns det exempel där ett ofördelaktigt läge gör att företag har svårt att rekrytera rätt personal. I dessa fall blir det ofta fråga om andra merkostnader än de som är direkt kopplade till själva lokalen. Varumärket kan alltså påverkas positivt eller negativt beroende på valet av adress.

2. Aktivitetsbaserat kontor

Beskrivs generellt som ett kontor där medarbetare inte har fasta arbetsplatser utan väljer plats och miljö på kontoret utifrån den arbetsuppgift som för stunden ska utföras. I vissa fall kan den primära drivkraften för att flytta till ett aktivitetsbaserat kontor vara att spara pengar. Många verksamheter känner sig pressade att få ner kostnaderna för att uppnå vissa nyckeltal. Mina erfarenheter så här långt visar dock att så länge kontoret planeras på rätt sätt utifrån medarbetarnas och verksamhetens behov finns det andra och större vinster att göra, i form av till exempel produktivitet, mer kreativa medarbetare, etc. Genom ett väl genomfört förändringsarbete och analys kan dock kontor skräddarsys för en specifik verksamhet och dess medarbetare.

3. Kontoret som mötesplats

För många medarbetare är kontoret en plats dit man tar sig för möten och för att träffa och få erfarenhetsutbyte med kollegor. Arbetet kan med dagens teknik egentligen lika gärna skötas från hemmet eller från exempelvis ett hotell eller café. Ett annat exempel som vi sett mer av de senaste åren är så kallade coworkingkontor eller kontorshotell som attraherar framför allt små företag. I dessa fall blir coworkingkontoret ett naturligt sätt att bygga nätverk som kan bidra till affären. Det är numer inte ovanligt att även större företag köper medlemskap i coworkingkontor för att dels ge sina medarbetare möjligheter att arbeta på fler platser och dels för att öka kontaktmöjligheten med andra verksamheter och potentiella kunder eller samarbetspartners. Ibland kan även avdelningar eller projekt från större företag hyra in sig över vissa tidsperioder. Skälen kan ju då vara platsbrist på hemmakontoret eller behov av att sitta avskilt från övriga verksamheten.

4. Hållbarhet

Visst vill vi att kontoret ska vara resurssnålt, använda lite energi och producera så lite avfall som möjligt. Numera pratas det dock också om social hållbarhet kopplad till samhällsnytta, till exempel i form av integration och trygghet för medborgarna. Detta är fortfarande en otydlig målsättning men med tiden kommer definitionerna att bli tydligare och krav kommer att ställas på våra kontorsmiljöer för att medarbetarna ska vara nöjda med kontoret och sin arbetsgivare.

5. Flexibilitet

Det vi definitivt vet är att hyresgästens behov kommer att förändras över tid. Kanske är lösningen för en fastighetsägare och en hyresgäst att kontoret är så flexibelt det bara går. Fastighetsägarnas möjlighet att leverera mot olika krav ökar ju större flexibilitet som tillåts. Hållbarhet, digitalisering, flexibilitet, mänskligt beteende, etc. är styrande faktorer men alla hyresgäster behöver inte allt på en gång. Ibland fungerar det gamla traditionella kontoret alldeles utmärkt. Flexibelt tankesätt, helt enkelt.

Min slutsats

Hur vet man då vad som är rätt? Mitt förslag är att låta medarbetarna och verksamhetens behov vara styrande. Försök att förstå vad som är de faktiska behoven och drivkrafterna. Det finns exempel på verksamheter som drivits för starkt att minska sin kontorsyta med resultatet att medarbetarnas produktivitet, prestation och utveckling minskat. Det är en svår balansgång men det finns även många bra exempel på verksamheter som varit framgångsrika i sin process. Ett kontor måste i slutändan vara både funktionellt och ekonomiskt och ju tidigare dialogen mellan alla involverade startar desto mer ökar möjligheterna att hitta rätt.

Vill du veta mer?

Kontakta mig för att diskutera möjligheter att göra dina medarbetare ännu mer nöjda med ert kontor.