I april presenterades en omfattande och mycket intressant forskningsstudie där hälften av medarbetarna inom en verksamhet hade flyttat till ett så kallat aktivitetsbaserat kontor och den andra hälften satt kvar i en miljö med egna rum. Den slutsats som många verkar dra utifrån studien är att aktivitetsbaserade kontor inte passar alla och hur nöjd man är i ett aktivitetsbaserat kontor beror på arbetsuppgifterna.

Det här får mig att börja fundera. Hur kan ett kontor utformat för en specifik verksamhet, med rumsfunktioner valda för att varje medarbetare ska kunna utföra sina arbetsuppgifter, på rätt plats för varje specifik arbetsuppgift, inte fungera? Någonstans måste det ha blivit fel.

Vad innebär ett aktivitetsbaserat kontor?

Under de senaste åren har det blivit en begreppsförvirring när det kommer till ”aktivitetsbaserade kontor”. Aktivitetsbaserade arbetsplatser likställs med öppna landskap med varierad möblering i zoner. Eftersom det naturligtvis inte passar alla individer att jobba i helt öppna miljöer så blir effekten att aktivitetsbaserade kontor inte är en fungerande lösning. Jag håller med. Om det utesluts att aktivitetsbaserade kontor kan bestå av cellkontor och ytor för fokusarbete så kommer många verksamheter också behöva utesluta att arbeta i aktivitetsbaserade kontor.

Vilken typ av kontor trivs vi då bäst i?

Precis som studien också kommer fram till är det viktigt att medarbetarnas arbetsuppgifter och behov kartläggs. Det är en lika självklar som viktig slutsats, för om det inte kartläggs vilka aktiviteter som medarbetarna utför, hur ska man då kunna utforma ett aktivitetsbaserat kontor för just den specifika verksamheten?

Jag tror att en verksamhet som behöver mycket ytor för fokusarbete, såsom tysta zoner, samtalsrum, skyperum och enskilda kontorsrum också kan jobba i ett aktivitetsbaserat kontor. Det finns självklart verksamheter där vissa eller samtliga medarbetare hanterar sekretessbelagda dokument som kanske inte går att digitalisera, som behöver stationära datorer och som spenderar stora delar av arbetsdagen med fokusarbete vid skrivbordet utan vinning i att variera arbetsmiljö på kontoret. För dessa medarbetare är troligen enskilda kontorsrum den bästa lösningen. Kommer deras kontor då inte vara aktivitetsbaserat?

Medarbetarna behöver kontroll över sin arbetsmiljö

Forskning visar att det i samband med kontorsutformning är viktigt att varje individ får kontroll över sitt arbete och hur det ska utföras. Utan den möjligheten mår vi sämre, men med hög egenkontroll klarar vi bättre en hög arbetsbelastning.

Det bör göras en ordentlig analys av vad medarbetarna kan tänkas behöva för miljöer och oavsett om man är född på 50-talet eller 90-talet behöver man få rätt förutsättningar på kontoret för att vara effektiv och må bra. Att ta genvägar i processen kring hur kontoret ska utformas är att ta en stor affärsrisk. När medarbetarna inte får rätt förutsättningar för att arbeta effektivt och få ut all sin potential, så finns det en stor risk att de väljer en annan arbetsplats eller att sjukskrivningarna skjuter i höjden.

Verksamhetsanpassade kontor är lösningen

Det är viktigt att komma ihåg att man i planeringen av kontoret, oavsett vad man kallar kontoret, måste ta hänsyn till verksamhetens behov för att fungera effektivt. Det går att skapa det optimala verksamhetsanpassade kontoret om rätt behovsanalys har gjorts i förhand. Då kommer konceptet att fungera och leverera stor affärsnytta. Det är dock en fin linje mellan succé och fiasko, så det finns stora vinster i att satsa på kontoret och processen. För vilka medarbetare vill inte jobba på ett kontor som är anpassat för verksamheten och de aktiviteter som de ska utföra på kontoret?

I framtida artiklar kommer jag resonera kring hur “millennials” tänker kring hur kontor bör se ut för att de ska vilja gå dit. Jag kommer även ge er råd och tips om vad man bör tänka på vid utformning av sitt kontor med tanke på den förändringsresa som krävs.