Vill du hellre lyssna på artikeln?

Är ni i startgroparna att flytta till nytt kontor? Då är det mycket att tänka på. Har ni all kompetens in-house för att genomföra flytten eller funderar ni på att ta hjälp? I den här artikeln guidar Emma dig, så du kan minimera riskerna och arbeta effektivt med hög kvalitet, för en lyckad kontorsflytt.

Jag får ofta frågan vad man ska prioritera, vad man inte får missa och vad som tar mest tid. Svaret är att grundförutsättningarna är så olika för alla flyttar, och därför blir svaret ofta ”det beror på era interna resurser och vad ni avser ta hjälp med”. Det som behöver utföras för varje flytt och således alltid är gemensamt är nedan punkter. Ingen av dem kan uteslutas när det gäller en lyckad flytt, med bästa tänkbara utfall – lokalmässigt, ekonomiskt, miljömässigt och för att bibehålla nöjda medarbetare.

• Hyresförhandling
• Teknisk beskrivning
• Strategi/plan och vision
• Tidplan
• Budget
• Organisation
• Inventering
• Återbruk
• Kommunikation
• Förankring
• Konkurrensutsatt upphandling
• Samordning
• Uppföljning
• Rapportering/utfall

Var ska du börja?

Ja, det är mycket att tänka på inför, under och efter en flytt. Jag har därför sammanställt fem tips som jag alltid har med mig i flyttprojekt med våra kunder, oavsett om jag driver alla punkter, några av dem eller har ansvaret för projektledningen.

Fem punkter för att lyckas:

1. Planera i stora drag

Det är viktigt med en övergripande planering, för verksamheten, delmål och strategi inom projektets alla delar. Inkludera även nyttjandegradsmätningar och eventuellt fördjupade analyser. Du kan ta hjälp av CBREs verktyg som vi arbetar med inom ”Workplace” och jag rekommenderar att du sätter planen före hyresförhandlingen.

2. Skaffa dig en översikt

Nästa steg är att skaffa dig en översikt av hyreskontrakten, ta även med teknisk beskrivning, funktions- och lokalprogram

3. Inventering

Nu har tiden kommit för inventeringen för att sen gå vidare till behovsanalysen. Det är många delar att tänka på och gå igenom. Be om hjälp om du inte är säker på hur du ska gå till väga.

4. Planering – mer i detalj

Bryt ner den övergripande planen i specifika delar – ekonomi, tidplan och budget. Gällande budget så tänk på att sätta en realistisk budget och estimera slutgiltig kostnad. Planera in kontinuerliga uppföljningar. Nu är det dags för upphandling. Tänk på Ändrings- och Tilläggsarbeten ”ÄTA”, och uppföljning därav, samt kravställning på leverantörer. Det är mycket att tänka på. Även här är det bra att ta hjälp och/eller bolla med någon som har erfarenhet från liknande projekt.

5. Avslut

Under projektet är det smidigt att ha löpande rapportering - om samordning, fysisk flytt och iordningställande. När projektet är genomfört är de viktigt med att avsluta det. Det görs bäst genom att slutförande och ekonomiskt utfall sammanställs i en slutlig utvärdering.

Min summering:

Alla projekt är unika med sina specifika behov och mängden interna resurser. Många projekt har en väl fungerande intern projektgrupp som hanterar de olika områdena väl, men som i ett helhetsgrepp ibland saknar rutinen och förståelsen för hur viktig samordningen mellan dem alla är.

Helikopterperspektivet och helhetsansvaret är viktiga pusselbitar för att möjliggöra ett effektivt projekt och samtidigt förhindra oväntade tidstjuvar och ekonomiska fallgropar. I min roll som projektledare tillför jag kompetens och erfarenhet i form av etablerade rutiner, processer och modeller för att för att på det mest effektiva sättet genomföra flytten. Jag arbetar också med att förankra arbetet med verksamheten och med en fullständig transparens mot ledningsgruppen/beställaren.

Skicka gärna ett mail till mig eller ring, om du har frågor eller vill ha hjälp med din kommande flytt.

Lyssna på artikeln