Vill du hellre lyssna på artikeln?

Vi har blivit inbjudna av CBRE att skriva gästinlägg här på Sveriges Fastighetsblogg med fokus på fastighetsrelaterade avtal och relationer. I vår artikelserie kommer vi att skriva om hur företag som verkar inom fastighetsbranschen kan gå till väga för att etablera framgångsrika strategiska partnerskap och därigenom skapa effektivare samarbeten med sina kunder, leverantörer, finansiärer/medinvesterare och andra partners, i syfte att uppnå ökad konkurrenskraft.

I denna artikel, nummer 2 i serien, kommer vi att fokusera på det första steget som behöver tas för att implementera ett framgångsrikt strategiskt partnerskap, vilket är att skapa vad vi kallar för partnerskapets konstitution. Vår första, inledande artikel finner du här.

Skifta fokuset från transaktioner till resultat

En stor förändring som parterna behöver göra är att skifta fokuset från de enskilda transaktioner som ska utföras av parterna till det resultat som parterna vill uppnå. Det vill säga de i slutändan relevanta och kommersiella målen med partnerskapet som sådant. Vad dessa kommersiella mål är beror såklart på vad för slags samarbete och avtalsrelation det är fråga om, men det kan vara alltifrån ökad kundnöjdhet hos hyresgäster och sänkta totalkostnader till minskad miljöpåverkan och ökad innovation.

Partnerskapets konstitution - fundamentet för partnerskapet

Genom att skifta fokus från transaktioner till resultat möjliggör parterna en implementering av en kommersiellt effektiv och fokuserad relation som kan hantera förändrade behov och förutsättningar. Detta fokusskifte förutsätter dock att parterna tillsammans skapar vad vi kallar partnerskapets konstitution. Konstitution i det här sammanhanget menas som dels en gemensam vision för partnerskapet, dels de vägledande principer som ska styra parternas ageranden inom ramen för partnerskapet. Vikten av detta första steg kan inte överskattas. Det är lätt att i inledningen av ett samarbete, inte minst av gammal vana, omedelbart börja tänka och agera utifrån en traditionell transaktionsstruktur, där samarbetspartnern blir att betrakta som en motpart. Men, det är enligt vår erfarenhet ett misstag och undergräver fundamentet för ett innovativt och framgångsrikt partnerskap.

Upprättandet av en gemensam vision

En bra vision är skriven på ett sådant sätt att den anses engagerande och inspirerande för de individer som är involverade i partnerskapet. Visionen måste således vara något som dessa känner att de kan ställa sig bakom och arbeta för. Visionen ska inte endast beskriva det önskade framtida tillståndet utan även det ultimata syftet med partnerskapet som sådant. Vidare bör den fokusera på partnerskapets gemensamma slutkunder, det vill säga till exempel hyresgästerna, de anställda eller liknande, och innehålla en beskrivning av medel för hur parterna tillsammans ska uppnå visionen.

Arbetet med att upprätta en gemensam vision är ett arbete som parterna måste göra tillsammans. Det är med andra ord inte fråga om att kopiera in en av parternas redan existerande vision i kontraktet tillsammans med skrivningar om att båda parter tillsammans ska jobba för att uppnå denna vision. Vi brukar istället förklara för parterna att de bör se deras partnerskap som en egen virtuell enhet och att de ska upprätta en vision för den virtuella enheten.

Resultatet av ett samarbete är nästan alltid resultatet av båda parters aktiviteter och ageranden. Genom att tillsammans upprätta en bra gemensam vision som tydligt speglar detta, implementerar parterna grunden för parternas incitament att arbeta tillsammans för att uppnå de gemensamt önskvärda resultaten.

Vägledande principer vägleder mot visionen

När parterna har enats om en gemensam vision så är det dags att besluta vilka principer som ska utgöra de vägledande principerna för partnerskapet. Med vägledande principer avses de sociala normer som ska styra parternas ageranden inom partnerskapet och hjälpa parterna att uppnå den gemensamma visionen. Till skillnad från arbetet med upprättandet av en gemensam vision avser inte arbetet med att anta vägledande principer egentligen att uppfinna något nytt. Det handlar istället snarare om att identifiera, formulera och sedan formalisera de sociala normer som redan existerar mellan de personer som företräder parterna, alternativt de sociala normer som parterna vill ska existera inom ramen för partnerskapet. Genom att inkludera dessa sociala normer i det skriftliga kontraktet ger parterna varandra ett kraftfullt löfte om att agera på ett visst sätt vilket skapar tillit mellan parterna, vilket främjar samarbetet.

Vad säger forskning om samarbeten?

Forskning har visat att det är vissa särskilda sociala normer och principer som har visat sig viktiga för framgångsrika samarbeten. Dessa är bland annat:

• återgälda tjänster och eftergifter (reciprocitetsprincipen)
• lämna korrekt information och vara ärlig med sina avsikter och planer (ärlighetsprincipen)
• inte använda makt för att tvinga den andra parten att fatta ett visst beslut (autonomiprincipen)
• vara konsekvent mellan ord och handling (integritetsprincipen).

Eftersom dessa principer utgörs av sociala normer vars innehåll och innebörd det inte finns fastslagna definitioner av, måste parterna gemensamt besluta vad dessa betyder för parterna och hur de ska formuleras för just deras partnerskap. Väl antagna ska sedan de vägledande principerna styra parternas ageranden i såväl stort som smått.

Fundament på plats för att prata om affären

När parterna har etablerat partnerskapets konstitution kan parterna gå över till att förhandla fram den aktuella affären. I och med den upprättande visionen vet parterna syftet med deras samarbete och genom antagandet av de vägledande principerna vet parterna hur de ska samarbeta för att uppnå detta syfte.

Nästa steg – mål, pris och governance

Nästa steg i processen är att formulera vilka parternas strategiskt viktiga mål med den aktuella affären är, bryta ner dessa mål i viktiga delmål och sedan göra dessa mätbara. Därefter måste parterna skapa en prismodell som ger båda parter incitament att uppnå de mål som de gemensamt har kommit överens om. Slutligen behöver parterna inrätta en governance-struktur med tillhörande processer för att under avtalsrelationens gång styra partnerskapet mot den gemensamma visionen och de formulerade målen. Hur parterna ska gå tillväga för att ta dessa nästa steg kommer vi att skriva om i nästkommande artiklar i vår artikelserie.

Lyssna på artikeln.  

Läs mer om Ciro på deras hemsida.