Jag har arbetat med upphandling och framförallt kundrelationer i snart 15 år. I min vardag får jag allt oftare frågan, från både fastighetsägare och entreprenörer: ”Vad ska man tänka på för att få till en effektiv och kvalitativ förvaltningsentreprenad?” Här kommer några av mina rekommendationer.

Värdera kvalité i anbudsfasen, se till helhet och långsiktighet

För några år sedan handlade marknaden till stor del om att tilldela uppdraget till entreprenören med lägsta pris. Detta ledde bland annat till bristfällig kvalité i leverans och samarbete, ofta med en i slutändan högre totalkostnad. Vi ser nu ett skifte med större fokus på och värdering av kvalité och effektivitet. Med den ambitionen bör du tänka på att:

• Värdera och förankra kvalitetsparametrar, såsom tillräckligt tilltagen organisation, kompetens och referenser.
• Värdera att upphandla ett helhetsansvar med tydliga mandat istället för enklare avtal med begränsad fast omfattning och avtalsarvode, då det ofta leder till en kortsiktig och oplanerad förvaltning. Avtal med helhetsansvar motiverar och möjliggör för leverantören att själv ta fullt ansvar för leveransen samtidigt som man kontrollerar kostnaderna.

Tydlighet

Sätt tydliga ansvarsgränser i avtalet. Detta är den enskilt viktigaste punkten. Det låter självklart men ofta är det otydligt vem som ansvarar för vad. Håll upphandling och avtal så enkelt som det är möjligt samt följ branschstandarder så lång det går. Diskutera och bolla gärna med en tilltänkt leverantör om du är osäker.

Utöver ansvarsområden, säkerställ också att era mål är tydliga, möjliga för leverantören att följa, uppfylla och omvandla till egna mål.

Samarbete och Partnerskap

Bägge parter ska vara nöjda, vinna på affären och samarbetet, det är just vad partnerskap innebär. Nyckeln till att lyckas med det är att vara lyhörd och få till det berömda “högt i tak”-relationen där man kan ställa krav och diskutera utmaningar men där man samtidigt lyfter motparten när denna presterar. Ingen vill vara i en relation som enbart består av krav.

Vill du ha ut det lilla extra av din leverantör? Ställ krav men ge också beröm! En bra rutin för att åstadkomma detta är att ha regelbundna avstämningar med ambitionen att ständigt förbättras.

Min slutsats

Arbetar du redan med kvalité, tydlighet och partnerskap? Grattis! Om inte så börja med något av områdena och utvecklas därifrån. De flesta vill arbeta effektivt och i en positiv atmosfär, det skapar energi och man får ett mervärde utav medlemmarna i teamet. Lyckas du med detta så kommer du vara den beställare och entreprenör som alla vill arbeta med.

Läs om Property Management på cbre.se